Alla dagens tips
DAGENS TIPS PLANERINGPROJEKTPSYKOLOGITANKEFÄLLOR

Därför faller planeringen – om och om igen

Har du hört talats om ett större byggprojekt som färdigställdes sex månader innan utsatt datum och dessutom inom budget?

Nej, vi tänkte väl det. Sydneys operahus är ett klassiskt exempel. Det skulle vara färdigställt 1963 till en kostnad på sju miljoner dollar. Tio år senare, 1973, kunde dörrarna öppnas till en nedbantad version av operahuset. Kostnaden? 102 miljoner dollar (Sanna et al., 2005). Varför blir det så här?

Svaret heter the planning fallacy, myntat av psykologerna Daniel Kahneman och Amos Tversky. Kortfattat: Vi människor är risiga på att planera. Vi underskattar konsekvent den tid det tar att genomföra våra planer (Kahneman, 2011). Anledningarna är flera.

  • Psykologisk närsynthet. Den främsta anledningen. När vi planerar kan vi bara räkna på den tid som vi faktiskt ser framför oss. Alla oväntade problem (som vi inte ser just nu) hamnar inte i planeringen (Wilson et al., 2000).
  • Dåligt minne. Vi minns inte exakt i efterhand hur lång tid det tar att genomföra vissa steg i tidigare projekt. Dessutom tenderar vi att minnas de saker som gick bra och skylla på omständigheter när saker tog längre tid än vanligt (Pezzo et al., 2006).
  • Optimism och önsketänkande. Vi fokuserar på ett allt för optimistiskt scenario från början. Dessutom vill vi att saker ska ta kort tid därför att vi ofta frågar efter pengar från andra (Kahneman, 2011).

Hur ska du tackla detta? Här kommer några konkreta råd.

  • Självrannsakan. Tänk på liknande projekt som du genomfört och exakt vilken tid stegen tog. Tänk särskilt på alla omständigheter som saktade ned projekten – ditt nya projekt kommer knappast vara fritt från liknande omständigheter.
  • Skapa flera scenarier. Minst ett av dem ska vara ett pessimistiskt scenario.
  • Be andra göra samma plan. Studier har visat att vi är bättre på att skapa realistiska planer där någon annan är involverad än när vi själva är det. Som minimum bör du bolla din planering med någon annan, till exempel en oinsatt kollega.
  • Titta åt sidan. Sök upp andra, liknande projekt, och se hur det gick för dessa.
  • Schablonmetoden. Lägg på 25% extra tid rakt av för att hantera oväntade problem.

Kahneman, D. (2011). Thinking fast and slow. New York: Farrar, Straus & Giroux.

Pezzo, M. V., Litman, J. A., & Pezzo, S P. (2006). On the distinction between yuppies and hippies: Individual differences in prediction biases for planning future tasks. Personality and Individual Differences, 41 (7), 1359–1371.

Sanna, L. J., Parks, C. D., Chang, E. C, & Carter, S. E. (2005). The Hourglass Is Half Full or Half Empty: Temporal Framing and the Group Planning Fallacy.  Group Dynamics: Theory, Research, and Practice, 9(3), 173-188.

Wilson, T. D., Wheatley, T., Meyers, J. M., Gilbert, D. T., & Axsom, D. (2000). Focalism: A source of durability bias in affective forecasting. Journal of Personality and Social Psychology, 78, 821-836.

DAGENS TIPS IDÉERKREATIVITET

Konsten att välja rätt idé

Det brukar sägas att bästa sättet att få en bra idé är att ha många idéer. Men sedan uppstår nästa fråga: vilken av alla idéer ska du välja?

Den holländske författaren och innovationsbloggaren Gijs van Wulfen delar med sig av fem tips i sin bok The Innovation Expedition (2013):

  1. Ta tid på dig. Ett vanligt misstag är att ägna för mycket tid åt att få fram idéer och för lite tid åt att välja. Låt idékläckandet ta en tredjedel av tiden och urvalsprocessen två tredjedelar. Inte tvärtom.
  2. Ha en tydlig bild av vad du söker. Du behöver en vägledande vision, förankrad i högsta ledningen, som talar om vart du är på väg. Google vet till exempel att de inte vill utveckla några ”me-too”-produkter, alltså sådant som andra redan gör.
  3. Tänk som kunden. Ditt eget perspektiv kan skilja sig enormt från kundernas. Ta in dem och be om feedback.
  4. Gör ett Mini Business Case. De högsta cheferna ser gärna en förhandstitt i form av en tydlig, strategisk, kommersiell och professionell plan.
  5. Gör en genomförbarhetsstudie. En realistisk steg-för-steg-analys av hur din idé ska kunna genomföras fullt ut på marknaden ger bättre svar på om den är värd att satsa på.

Van Wulfen, G. (2013). The Innovation Expedition: A Visual Toolkit to Start Innovation. Amsterdam: BIS Publishers.

DAGENS TIPS INNOVATIONLEDARSKAPMEDARBETARE

Förhandla ditt ledarskap – med medarbetarna

Många chefer som vi träffar har funderingar kring hur man bäst leder innovation. Hur tillåtande ska man vara? Behövs uppmuntran? Stöd?

Svaret har dina medarbetare. Förhandla med dem om hur de vill bli ledda.

På senare år har ledarskapsteorin Leader-Member Exchange, LMX, fått ökad uppmärksamhet inom forskningen. I stället för att se ledaren som en person med speciella egenskaper eller en viss ”ledarstil” framhäver LMX själva arbetsrelationen mellan ledaren och medarbetaren. Denna kan vara av olika kvalitet.

En låg kvalitet på arbetsrelationen utgår från arbetsbeskrivningen. Chefen ger pengar i lönekuvertet i utbyte mot att medarbetaren lovar vara på plats och utföra sina arbetsuppgifter. Pengar byts mot tid.

Men det går att höja kvalitén på arbetsrelationen och byta andra, högre värden. Högkvalitativa arbetsrelationer präglas av ömsesidig tillit, respekt och intresse för arbetet. Medarbetaren får typiskt mer inflytande och utökat ansvar vilket i sin tur svarar upp med att arbeta mer engagerat.

Leif Denti’s doktorsavhandling visar att medarbetare som hade högkvalitativa arbetsrelationer också skapade fler innovationer.

Inled 2015 med att diskutera med dina medarbetare hur de vill bli ledda. Här kommer några utgångspunkter:

  • Frihet. Vill din medarbetare bestämma mycket själv eller vill han eller hon bli styrd i större utsträckning?
  • Ansvar. Vilken nivå är rimlig just nu? Kan din medarbetare ta mer ansvar över tid?
  • Inflytande. Kan din medarbetare utan problem driva idéer för att förbättra sitt arbete? Hur mycket ska kollas av mot dig?
  • Engagemang. Förväntas medarbetaren jobba övertid, på kvällar eller helger? Svarar du själv upp till dina förväntningar?

Denti, L. (2013). Leadership and Innovation in R&D Teams. Doktorsavhandling: Göteborgs Universitet.

Graen, G. B., & Uhl-Bien, M. (1995). Relationship-based approach to leadership: Development of Leader-Member Exchange (LMX) theory of leadership over 25 years: Applying a multi-level multi-domain perspective. The Leadership Quarterly, 6, 219-247.

 

DAGENS TIPS LEDARSKAPMOTIVATIONPSYKOLOGI

Så stimulerar du medarbetarnas inre motivation (del 2)

Hur gör man rent konkret för att stimulera sina medarbetares inre motivation? Forskarna Dan Stone, Edward Deci och Richard Ryan har summerat forskningsområdet till sex konkreta verktyg (Stone et al. 2009).

  • Ställ öppna frågor. Uppmuntra till en utforskande dialog om medarbetarnas idéer, tankar och problem. Använd öppna frågor såsom ”vad tycker du om det här?” snarare än stängda frågor som ”förstår du hur viktigt det är att…?”.
  • Lyssna aktivt. Använd dig av tekniken spegling, som går ut på att reflektera tillbaka till medarbetaren vad denne just har sagt. Det gör att medarbetarna känner sig respekterade. Studier har också visat att ledare som lär sig att lyssna aktivt skapar högre tillit till ledningen bland medarbetarna (Deci. Connell, & Ryan, 1989).
  • Erbjud medbestämmande. Inkludera gärna medarbetarna i komplexa problemställningar, till exempel hur man ska hantera budgetnedskärningar. Var samtidigt tydlig med vilket mandat medarbetarna har och vem som har det yttersta mandatet.
  • Ge positiv feedback för initiativ. När du ger feedback, tänk på att du vill uppmuntra ett bra beteende som uppkom spontant. Feedback som ges enligt formeln ”bra att du gjorde som jag sa” är demotiverande.
  • Minimera användningen av system som påverkar extern motivation. Belöningssystem som är baserade på pengar har till exempel visat sig tränga ut medarbetarnas inre motivation, något som kallas motivation crowding. Undvik även tävlingar och olika former av rankningar som skapar statusskillnader (och därmed extern motivation), menar forskarna.
  • Se till att medarbetarna utvecklas. Men utvecklingsmöjligheterna får inte vara en morot – då är vi tillbaka till extern motivation igen. Erbjud vidareutbildning på ett sätt som knyter an med medarbetarnas behov att växa och utvecklas.

Läs del 1 av detta tips här.

Deci, E. L., Connell, J. P., & Ryan, R. M. (1989). Self-Determination in a Work Organization. Journal of Applied Psychology 74, 580-590.

Elmholdt, C., Keller, H. D., Tanggaard, L. (2014). Ledarskapets Psykologi. Gleerups Utbildning AB.

Stone, D.N., Deci, E.L., & Ryan, R.M. (2009). Beyond talk: Creating autonomous motivation through self-determination theory. Journal of General Management, 34, 75-91.

DAGENS TIPS LEDARSKAPMOTIVATIONPSYKOLOGI

Så stimulerar du medarbetarnas inre motivation (del 1)

Om man ska vara petig är motivation i grunden samma sak oavsett om vi säger inre eller yttre motivation. Det är den impuls eller drivkraft som får oss att göra något. När vi populärt talar om inre och yttre motivation så menar vi källorna till den här impulsen.

Yttre (källor till) motivation i arbetslivet är till exempel belöningar såsom pengar, befordranschanser och statusuppdrag. Inre (källor till) motivation kan ofta vara lust, nyfikenhet eller känslan av att övervinna en utmaning.

Inre motivation kommer just inifrån. Den uppkommer spontant – vi kan sällan bli motiverade på beställning vilket innebär att vi sällan kan styra över vår inre motivation. Framförallt verkar den uppkomma när tre förutsättningar är på plats (Ryan & Deci, 2000).

  • Hög autonomi. När vi upplever att vi har inflytande över vår situation.
  • Hög kompetens. När vi upplever att vi utvecklas genom att vi bemästrar uppgifter som är meningsfulla.
  • Goda relationer. Meningsfulla och stödjande sociala relationer och känslan att bidra till något större än oss själva.

Forskarna menar att det framförallt är inre motivation som leder till kreativitet på arbetsplatsen. Men du måste vara finurlig om du som chef ska kunna påverka dina medarbetares inre motivation. Tricket är att skapa förutsättningar för att den här motivationen blommar upp av sig själv. I morgondagens tips går vi igenom sex konkreta sätt att bäst ordna detta.

Ryan, R.M., & Deci, E.L. (2000). Self-determination Theory and the Facilitation of Intrinsic Motivation, Social Development, and Well-Being. American Psychologist, 55, 68–78.

DAGENS TIPS DISRUPTIV INNOVATIONIDÉEROPEN INNOVATION

Psykologin bakom innovationstävlingar

Att utlysa tävlingar för att få in nya innovationer till företaget eller kommunen har blivit allt populärare. Vad ska man tänka på?

Oavsett om du utlyser en intern innovationstävling bara för medarbetarna eller en tävling för externa parter (medborgare, konsultfirmor, forskarlag) är det viktigt att det är tydligt för alla vad som kommer hända. De sökande förväntas lägga ned gratis tid på tävlingen, vilket gör att ansträngningen att ansöka till tävlingen konkurrerar med andra saker som tar tid. Enligt den psykologiska motivationsteorin expectancy theory måste två saker vara på plats för att vi ska vara villiga att göra denna ansträngning.

  • Tydlighet kring vad man får ut av att vara med i tävlingen. Detta kan handla om storleken på prissumman, eventuella samarbetsavtal, eller uppmärksamhet och prestige. Här ställer sig de ansökande frågan ”är det värt det?”.
  • Tydlighet kring chansen att lyckas. Själva processen, från hur ansökningarna kommer in och behandlas inledningsvis, bedöms och utvärderas (enligt bestämda kriterier), och slutligen återkopplas till den sökande (och till en vidare publik) måste vara kristallklar. Om vi bara kan göra en grumlig bedömning av våra chanser är vi mindre benägna att anstränga oss utöver det vanliga.

Vinnovas Sebastian Axelsson kommer med fler tips för lyckade innovationstävlingar.

  • Satsa på spets – inte bredd. Se hellre att det kommer in färre tävlingsbidrag, de är ofta bättre och innebär mindre overhead-arbete med att sortera och bedöma bidragen.
  • Vifta med en stor morot. Till exempel ett stort pris eller löfte om att få synas.
  • Samarrangera. Lägg finalen av innovationstävlingen på företagets årskonferens så att ledningen redan är på plats.

 Unsworth, K., L., & Clegg, C., W. (2010). Why do employees undertake creative action? Journal of Occupational and Organizational Psychology, 83, 77-99.

DAGENS TIPS FÖRÄNDRINGOSÄKERHET

Osäkerhetsparadoxen sänker goda idéer när de behövs som bäst

Kreativitet och innovation är numera positivt laddade ord och något önskvärt i moderna organisationer. Ändå kan många vittna om ett kompakt motstånd mot radikalt nytänkande. Varför?

Denna paradox sporrade forskarna Mueller, Melwani och Concalo (2012) att reda ut hur vi egentligen tänker när vi bedömer kreativa idéer.

Forskarna genomförde två experiment som jämförde deltagares uttalade (explicita) med deras outtalade (implicita) attityder till kreativa idéer. Deltagarna fick utvärdera olika slags idéer utifrån två kriterier; kreativitet (nyhetsvärde, höjd, originalitet) och praktisk användbarhet (funktionell, användbar, genomförbar).

En grupp deltagare blev också utsatta för en manipulation (ordet betyder att införa en faktor som man vill undersöka i experimentet) som gjorde dem mer osäkra inför sina prestationer i experimentet, medan en kontrollgrupp inte manipulerades.

Resultatet var att båda grupperna var uttalat mer positivt inställda till de kreativa idéerna, men deltagarna i osäkerhetsgruppen höjde upp praktisk användbarhet framför originalitet när deras outtalade attityder testades.

Under hög osäkerhet blir vi alltså mer negativa till kreativa idéer än till ”säkra kort”. Hur ser det ut i din organisation – råder det mycket osäkerhet som kan göra att ni omedvetet satsar för lågt?

Forskarna själva kommenterar så här: ”Våra fynd antyder en djup ironi. Tidigare forskning visar att osäkerhet sporrar kreativt idéskapande. Men våra fynd avslöjar att osäkerheten också gör oss sämre på att värdesätta kreativitet, kanske när vi bäst behöver den.” (s. 17).

Läs också våra tips om hur du kan uthärda osäkerheten och hur du kan misslyckas bättre.

 

Mueller, J. S., Melwani, S., & Goncalo, J. A. (2012). The bias against creativity: Why people desire but reject creative ideas. Psychological Science, 23, 13-17.

 

 

 

DAGENS TIPS KREATIVITETTANKEFÄLLOR

Gör upp med din inre perfektionist

När Stefan Ekberg arbetade för tv-såpan Vänner><Fiender förväntades han leverera 40-50 sidor manus till tio avsnitt och 16 karaktärer – varje vecka. Sedan dess har han skrivit närmare 40 böcker. I sin nya bok Kreativitet utan flum: hemligheterna med att bli ett kreativt proffs berättar han hur du bekämpar din allra största fiende mot kreativt arbete – dig själv.

Bekvämlighetszonen är förstås en ren tankeskapelse, ändå skapar den konsekvenser för dig i form av att du aldrig kommer igång eller att du dömer ditt arbete för hårt. Personer som konstant skapar kreativt arbete vet hur de hanterar sin bekvämlighetzon.

Så här gör du för att börja tänja på den enligt Stefan Ekberg.

1. Ge dig själv tillstånd att misslyckas. Det är okej att göra fel första gången du gör något nytt. Du är ingen expert – ännu.

2. Sparka ut din inneboende perfektionist. Du kan inte förvänta dig att dina kreativa försök blir lika perfekta som de saker du gör ofta.

3. Fira dina framåtrörelser. Påpeka för din inre kritiker när du tar ett steg framåt. Det kan handla om att du lärde dig det där krångliga datorprogrammet eller gick den där svåra kursen.

 

Ekberg, S. (2014). Kreativitet utan flum: Hemligheterna med att bli ett kreativt proffs. Stockholm: Bokförlaget Redaktionen.

 

DAGENS TIPS KVALITETOFFENTLIG SEKTOR

Skilj på tre sorters kvalitet

Svenska myndigheter och offentliga organisationer vill satsa mycket innovationskraft på att öka sin kvalitet. I en enkät av Innovationsrådet 2012 önskade sig 61 procent bättre e-tjänster och 45 procent ville ge mer kundnytta.

Men vad är egentligen kvalitet? Innovationsrådet delar upp begreppet i tre aspekter.

• Strukturkvalitet beskriver vad som behövs för att till exempel ge god vård eller lösa många brott. Det kan vara kompetens, utrustning, material och lokaler.

• Processkvalitet är själva arbetet som utförs. Är diagnoserna träffsäkra, gör poliserna kloka ingripanden och ställer lärarna rätt frågor i proven?

• Resultatkvalitet mäter om alla åtgärderna gav rätt sorts förändring. Blev fler patienter friska och fler brott uppklarade?

Olika delar av offentliga sektorn kvalitetssäkrar på olika sätt, ofta beroende på vilka lagar de styrs av. Inom sjukvården reglerar tittar man i första hand på strukturer och processer, medan kriminalvården knappt har det perspektivet alls.

Det enskilt vanligaste kvalitetsmåttet är handläggningstider. Men som Innovationsrådet påpekar: ”Alla kvalitetsaspekter går inte att mäta och av det som går att mäta är inte allt önskvärt att mäta”. I grund och botten handlar god kvalitet om tillit och lyhördhet.

I vilken kategori hör dina nästa innovationer hemma? Det kan vara värt att reflektera över innan du sätter igång.

 

SOU 2013:40. Att tänka nytt för att göra nytta. Om perspektivskiften i offentlig verksamhet. Stockholm: Fritze.