Håll mejlboxen kort

Bra idéer behöver få bli ordentligt tänkta. Därför måste ett av de mest störande momenten på jobbet hanteras, nämligen mejlboxen.

Problemet är bara att du gillar att svara på mejl. I alla fall om man frågar psykologen Leif Andersson och förändringscoachen Mira Klintrot.

Vi känner att vi får någonting konkret gjort allt eftersom högen av mejl tunnas ut. Detta är vad man i psykologin kallar för förstärkande konsekvenser som gör att du dras att kolla mailen gång efter annan, kanske utan att du ens tänker på det.

För kreativitet är dock mejl förödande. Det tar tid och energi att läsa, fundera, ta beslut och agera på ett nytt mejl. Efter att du gjort detta måste du plocka upp bollen och fokusera på vad du gjorde före mejlet. Mejl som du inte besvarade ligger kvar i huvudet och kostar energi.

Men mejlen måste ändå skötas under dagen. Nyckeln heter effektivare hantering. Här kommer några tips.

  • Sluta blicka sporadiskt på mejlen. Gör i stället en ”runda” där du har bestämt vilka mejlboxar som ska kollas av i sekvens. När rundan är klar stänger du programmen eller flikarna i webbläsaren.
  • Tvinga dig att ta beslut på varje mejl. De som tar upp till två minuter att besvara kan du behandla direkt.
  • Andra mejl som tar längre tid att behandla sorterar du i olika mappar. Exempel: ”att göra”, ”delegerade till andra”, ”inväntar svar” eller ”arkiverade”. Du kan också använda etiketter som har olika färger. Det viktigaste är att du har ett system som du är bekväm med.
  • Ruta in en fokuserad tid på dagen. Sätt av en timma på förmiddagen och en på eftermiddagen. Däremellan håller du postlådan stängd.
  • Läs Lifehackers artiklar om Inbox Zero – målet är en tom inkorg hela dagen.

Vilket är ditt bästa tips? Skriv en kommentar och dela med dig.

Andersson, L. E., & Klintrot, M. (2009). OBM-Ledarskapets Psykologi. Hur konsekvensstyrt ledarskap ger resultat. Stockholm: Bonniers

 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.