Rör sig medarbetarna i din organisation för snabbt och för långt ifrån varandra för att det ska uppstå en kreativ kontakt? Då kan du på olika sätt behöva ”kyla ner” miljön för att öka idéflödet.

Man skulle kunna påstå att vissa företag lider av för lite struktur, byråkrati och ineffektivitet. Detta kan gälla konsultföretag där medarbetarna tillbringar nästan all tid ute hos kunder eller i försäljningsorganisationer där de ständigt reser. Det personliga kittet försvinner som bygger nätverk och korsbefruktar kunskap och idéer.

I längden blir det svårt att få styrfart på gemensamma åtaganden. Lojaliteten förskjuts mer mot kunderna än mot det egna företaget.

Samma sak kan hända där många arbetar hemifrån eller där arbetstakten är extremt hög. Då blir det lockande att rationalisera bort alla fikaraster för att vara hypereffektiv varje minut på kontoret.

Om du leder i en sådan miljö kan det vara värt att göra som Yahoos vd Marissa Mayer, som orsakade ramaskri 2013 genom att förbjuda hemarbete och tvinga tillbaka medarbetarna till kontoret för att samarbeta mer med varandra.

Det behövs alltså en minimal struktur som gör att folk träffas. Lita inte på att mejl, sociala medier, chattar eller gruppsamtal ersätter värdet av gemensamma fikaraster.

Många moderna amerikanska företag som Google och Pixar har också byggt om sina kontor för att medvetet skapa den ”tredje platsen”, alltså naturliga mötesplatser för det livsviktiga småpratet.

Lehrer, J. (2012). Imagine: How Creativity Works. New York: Houghton Mifflin Harcourt.

I går berättade vi om hur vissa organisationer påminner om ”ismiljöer” där hierarkierna och reglerna är rigida och där få bemödar sig om att ta egna initiativ.

I dessa arbetsmiljöer råder i första hand brist på handlingsutrymme. Rutiner kanske följs som inte längre har någon nytta, det finns ingenstans att gå med nya idéer och ingen med makt fångar upp förslag. Arbetsplatsen präglas ofta av internpolitik och dolda maktkamper.

Chefer i sådana här miljöer upplever ofta sina medarbetare som motsträviga och omotiverade. Men då underskattar de ofta de faror och den uppgivenhet som medarbetarna känner.

Att skrota hela regelverk på en gång kan ofta bli för utmanande. Ett smidigare sätt att öka handlingsutrymmet kan vara att starta pilotprojekt som får mandat att bryta mot regler och rutiner. Om projektet lyckas finns argumenten för att avskaffa de onödiga reglerna överallt.

Ett annat sätt är att skapa samarbeten med utomstående organisationer som gör saker annorlunda. Kontakterna tvingar då fram anpassning till nya sätt att tänka.

Även hierarkierna kan behöva mjukas upp. Låt det bli möjligt att röra på sig utan att bli befordrad, till exempel genom att låta fler prova nya roller i organisationen. Chefsposter kanske kan tillsättas med tidsbegränsade förordnanden.

Men viktigast av allt är att förändra inställningen till misslyckanden. Lugna ner prestigen genom att ge medarbetarna mandat att både försöka och misslyckas. Straffa eller bromsa inte den som försöker och misslyckas, utan visa tydligt att fel ska betraktas som kollektivt lärande.

Läs vårt tidigare tips om hur du säljer in idéer internt.

Läs också mer här om konsten att misslyckas.

Det finns skäl till att liv uppstod i flytande vatten och inte i is eller ånga. I sin flytande form kan vattnets molekyler reagera med varandra. I is sitter molekylerna fast i rigida strukturer. Som ånga rör sig vattenmolekylerna för snabbt för att hinna träffa på varandra.

Vad har nu det här med innovation att göra? Det är en användbar metafor, menar Jonah Lehrer, författare till boken Imagine: How Creativity Works. Människor behöver tillräckligt nära kontakt för att bolla idéer och starta nya initiativ.

Vissa organisationer påminner om ”ismiljöer”. Där är reglerna rigida, medarbetarna tar sällan egna initiativ, idéer hörsammas inte och allting kräver tillstånd.

I ”ångmiljöer” är människorna är för jäktade eller för sällan på plats för att kunna utbyta idéer. Det kan handla om konsultbolag eller företag där många reser eller arbetar hemifrån.

Det är ingen slump att många goda idéer föds i fikarummet. Fikan är en tidpunkt på dagen där vi kan slappna av och föra längre och mer avslappnade samtal kring våra tankar och idéer.

De närmaste två dagarna ger vi tips om hur du tinar upp en ismiljö respektive kyler av en arbetsplats där tempot är för högt för att fruktbara möten ska hinna uppstå.

Lehrer, J. (2012). Imagine: How Creativity Works. New York: Houghton Mifflin Harcourt.